비품 발주 자동화 Python 스크립트

왜 만들었나: 총무 담당자의 현실

HR/총무 업무를 오래 하다 보면 반복 작업의 무게를 체감하게 된다. 그 중 하나가 비품 재고 관리다.

매주 직접 창고를 돌며 A4 용지는 몇 박스 남았는지, 볼펜이 얼마나 떨어졌는지 확인하고, 그 결과를 표에 입력한 뒤 발주 요청서를 만들어 결재를 올린다. 개당 5~10분짜리 단순 작업이지만, 품목이 많아지면 30분이 훌쩍 넘어간다. 게다가 수기로 옮기는 과정에서 숫자를 잘못 적거나 품목을 빠뜨리는 실수도 종종 발생한다.

개발 공부를 시작하고 나서 처음 든 생각이 바로 이거였다.

“이 작업, 자동화할 수 있지 않을까?”

프로젝트 개요

Office Supply Manager는 CSV 파일로 관리되는 비품 재고를 읽어서, 최소 재고 기준 이하로 떨어진 품목을 자동으로 감지하고 발주 요청서 파일을 생성해주는 Python 스크립트다.

• GitHub: Evan-Yoon/office-supply-manager
• 언어: Python 3.x
• 외부 의존성: 없음 (표준 라이브러리만 사용)

외부 패키지를 전혀 쓰지 않은 건 의도적인 선택이었다. 사무직 환경에서 Python 환경이 갖춰진 PC가 드물기 때문에, pip install 없이 바로 실행될 수 있어야 한다고 생각했다.

구조

office-supply-manager/
├── main.py            # 핵심 자동화 스크립트
├── inventory.csv      # 재고 데이터
└── 비품발주요청서_2026-03-22.txt  # 생성된 발주서 샘플

딱 하나의 Python 파일로 구성된 단순한 프로젝트다. 작은 도구일수록 진입 장벽이 낮아야 한다는 철학이 반영되어 있다.

핵심 로직

재고 데이터 구조

inventory.csv는 아래와 같은 구조로 관리된다.

품목명,현재수량,최소수량,단가
A4용지,3,10,15000
볼펜,5,20,500
포스트잇,2,10,3000
종이컵,50,100,8000
커피원두,1,3,25000
HDMI케이블,2,5,12000

각 컬럼의 의미:

• 현재수량: 지금 창고에 있는 수량
• 최소수량: 이 수준 이하면 발주가 필요하다고 간주하는 기준
• 단가: 품목 단가 (발주 예상 비용 산출에 사용)

발주 대상 탐지

import csv
from datetime import datetime

def check_inventory(filename):
    reorder_list = []
    with open(filename, encoding='utf-8-sig') as f:
        reader = csv.DictReader(f)
        for row in reader:
            current = int(row['현재수량'])
            minimum = int(row['최소수량'])
            if current < minimum:
                needed = minimum - current
                reorder_list.append({
                    '품목명': row['품목명'],
                    '현재수량': current,
                    '발주수량': needed,
                    '단가': int(row['단가']),
                    '예상금액': needed * int(row['단가'])
                })
    return reorder_list

로직은 current < minimum 조건 하나로 정리된다. 현재 수량이 최소 기준을 밑돌면 minimum - current만큼을 발주 수량으로 계산해서 리스트에 담는다.

utf-8-sig 인코딩을 쓴 것도 실무적인 이유에서다. Excel로 저장된 CSV는 BOM(Byte Order Mark)이 붙어 있는 경우가 많아, 일반 utf-8로 읽으면 첫 번째 컬럼명에 이상한 문자가 붙는 문제가 생긴다.

발주서 자동 생성

def generate_order_sheet(reorder_list):
    today = datetime.now().strftime('%Y-%m-%d')
    filename = f'비품발주요청서_{today}.txt'

    with open(filename, 'w', encoding='utf-8-sig') as f:
        f.write(f'비품 발주 요청서\n')
        f.write(f'작성일: {today}\n')
        f.write(f'부서: 총무팀\n')
        f.write('=' * 40 + '\n')

        total = 0
        for item in reorder_list:
            f.write(f"\n품목: {item['품목명']}\n")
            f.write(f"  현재 재고: {item['현재수량']}개\n")
            f.write(f"  발주 수량: {item['발주수량']}개\n")
            f.write(f"  예상 금액: {item['예상금액']:,}원\n")
            total += item['예상금액']

        f.write('\n' + '=' * 40 + '\n')
        f.write(f'총 예상 금액: {total:,}원\n')

    return filename

실행하면 비품발주요청서_2026-03-22.txt 같은 이름으로 파일이 생성된다. 날짜가 파일명에 자동으로 들어가기 때문에 기록 관리도 된다. 금액에 :, 포맷을 적용해서 15,000원 형태로 출력되도록 했다.

실제로 어떻게 쓰이나

사용 흐름은 이렇다:

1. 창고 실사 후 inventory.csv의 현재수량 컬럼만 업데이트
2. python main.py 실행
3. 생성된 .txt 파일을 결재 시스템에 첨부하거나 메신저로 공유

기존에 수작업으로 Excel을 만들고 계산기를 두드리던 과정이, CSV 수정 후 커맨드 하나로 끝난다. 총무 담당자가 Python을 몰라도 CSV만 수정할 줄 알면 된다.

만들면서 배운 것

1. 실무 자동화의 첫 번째 조건은 “낮은 진입 장벽”

아무리 좋은 도구를 만들어도 쓰는 사람이 어려움을 느끼면 의미가 없다. 총무 담당자가 pip install을 알아야 한다는 조건이 붙는 순간 이 도구의 실용성은 크게 떨어진다. 표준 라이브러리만 쓴 결정은 이 관점에서 가장 중요한 설계 선택이었다.

2. CSV는 생각보다 강력하다

Excel 파일을 직접 다루는 openpyxl 같은 라이브러리를 쓰지 않고도 CSV 하나로 충분했다. 실무에서 데이터를 다루는 첫 번째 선택지로 CSV가 여전히 유효하다는 걸 다시 확인했다.

3. 코드보다 데이터 구조가 먼저다

스크립트 자체는 단순하다. 하지만 inventory.csv의 컬럼 설계를 어떻게 하느냐에 따라 코드의 복잡도가 크게 달라진다. 데이터를 잘 정의해두면 코드는 자연스럽게 단순해진다.

마무리

이 프로젝트는 거창한 기술 스택도, 화려한 UI도 없다. Python 파일 하나, CSV 파일 하나, 그리고 텍스트 출력이 전부다.

하지만 “내가 겪었던 비효율을 해결한다”는 목적이 명확했기 때문에 완성도 있는 결과물이 나올 수 있었다. HR/총무 업무 경험이 없었다면 어떤 데이터가 필요하고 어떤 출력이 의미 있는지를 설계하지 못했을 것이다.

도메인 지식과 개발 능력이 만나면 진짜 쓸모 있는 도구가 나온다. 이번 작은 스크립트에서도 그걸 다시 느꼈다. 비품 관리처럼 작아 보이는 업무도 방식만 통일되면 재고 부족, 중복 구매, 요청 누락 같은 운영 피로를 꽤 줄일 수 있다.